Privacyverklaring

[AAN TE VULLEN DOOR WIJSCHOOL]

Deze tekst is afgeleid uit de verwerkersovereenkomst, de beveiligingsbijlage en de gegevensbeschermingseffectbeoordeling van WIJschool. Die documenten hebben zelf nog de status concept en vragen om een juridische toets. Laat deze verklaring toetsen en haal daarna deze melding weg.

WIJschool brengt per groep de sociale veiligheid en het pedagogisch klimaat in beeld. Leerlingen beantwoorden gesloten stellingen via een groepslink, docenten vullen een eigen lijst in over dezelfde groep, en een vaste rekenregel maakt daar een groepsbeeld met handelingsadvies van. Er is geen koppeling met de leerlingadministratie en er wordt geen kunstmatige intelligentie toegepast.

Wie waarvoor verantwoordelijk is

De school bepaalt waarvoor de gegevens worden gebruikt en is daarmee verwerkingsverantwoordelijke. Stichting de WIJschool verwerkt de gegevens uitsluitend in opdracht van de school en is verwerker. Wat wij mogen en moeten, staat in de verwerkersovereenkomst die de school met ons sluit. Gaat een vraag over de eigen gegevens van een leerling of een medewerker, dan is de school het eerste aanspreekpunt.

Contact

Stichting de WIJschool. Voor privacyvragen: leon@wijschool.nl of 06 22131446.

[AAN TE VULLEN DOOR WIJSCHOOL]

Vestigingsadres, KvK-nummer en, als die er is, de functionaris gegevensbescherming van Stichting de WIJschool. Het adres in de verwerkersovereenkomst staat daar aangemerkt als te controleren na de verhuizing, dus het is hier niet overgenomen.

Welke gegevens wij verwerken

Er worden geen bijzondere categorieën persoonsgegevens verwerkt: geen gegevens over gezondheid, religie, etniciteit, seksuele gerichtheid of strafrechtelijke gegevens. Er wordt geen burgerservicenummer verwerkt en leerlingen vullen geen vrije tekst in.

Van medewerkers van de school: voornaam, achternaam, e-mailadres, rol en het tijdstip van de laatste aanmelding. In het beveiligingslogboek daarnaast het IP-adres en de browser.
Van de contactpersoon van de school: naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie.
Van medewerkers die het leerpad Dialoog onder Druk volgen: hun eigen antwoorden op reflectieopdrachten. Die zijn alleen zichtbaar voor de medewerker zelf, en het scherm vraagt bij elk veld om geen leerling bij naam of herkenbaar te noemen.
Van leerlingen: antwoorden op gesloten stellingen, die uitsluitend als groepsuitkomst worden bewaard en niet tot een persoon herleidbaar zijn.
Van ouders en verzorgers: geen gegevens.

Waarom antwoorden van leerlingen niet herleidbaar zijn

Dit is de kern van de dienst. Het is niet alleen afgesproken maar in de software afgedwongen en met tests vastgelegd.

Een leerling heeft geen account en wordt niet om een naam, e-mailadres of leerlingnummer gevraagd.
De vragenlijst voor leerlingen bestaat alleen uit gesloten antwoorden en heeft geen vrij tekstveld.
Er is één link per groep en geen link per leerling, zodat een antwoord niet aan een uitnodiging gekoppeld kan worden.
Tijdstippen worden afgerond naar de dag, zodat niemand op het invulmoment te herkennen is.
Een uitslag wordt pas berekend als minimaal vijf leerlingen de vragenlijst hebben afgerond.
Direct na de berekening worden de individuele antwoorden verwijderd. Een dagelijkse taak ruimt op wat om technische redenen bleef staan.
Uitkomsten zijn alleen op groepsniveau in beeld en in de export.

Waarvoor wij de gegevens gebruiken

De school verwerkt deze gegevens ter uitvoering van haar wettelijke zorgplicht voor de sociale veiligheid van leerlingen en haar burgerschapsopdracht, een taak van algemeen belang op grond van artikel 6 lid 1 sub e AVG. Voor medewerkersaccounts geldt daarnaast artikel 6 lid 1 sub b, de uitvoering van de overeenkomst.

Medewerkers toegang geven tot de groepen waarvoor zij geautoriseerd zijn.
De vragenlijsten afnemen en daaruit groepsuitkomsten en handelingsadvies berekenen.
De dienst beveiligen en beveiligingsrelevante handelingen herleidbaar maken.
Contact onderhouden over het contract en de dienst.

Wat wij niet doen

Wij gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden, niet voor profilering, niet voor reclame en niet om modellen te trainen. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg plaats: de uitkomst is een beeld per groep dat professionals van de school zelf duiden. De rekenregel is een vaste, vastgelegde en geversioneerde regel.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Individuele leerlingantwoorden: verwijderd direct na de groepsberekening.
Groepsuitkomsten: zolang de school klant is, omdat de school meetmomenten met elkaar vergelijkt.
Medewerkersaccounts: zolang de school klant is. De school kan accounts zelf deactiveren en verwijderen.
Antwoorden op reflectieopdrachten uit Dialoog onder Druk: zolang het account bestaat, en ze worden met het account verwijderd.
Inloglinks: 15 minuten. Wachtwoord-resetlinks: 1 uur. Uitnodigingen: 48 uur.
Het auditlogboek: opgeschoond door een dagelijkse taak.
Na opzegging: alle gegevens van de school worden verwijderd, uiterlijk vier weken na de einddatum.

Wie namens ons gegevens verwerkt

Alle opslag en verwerking van scangegevens en accountgegevens vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte. De enige doorgifte naar buiten de EER betreft de betalingsverwerking, onder de overeenkomst van die partij en het EU-VS Data Privacy Framework. Leerlinggegevens komen bij geen enkele partij buiten de database en de hosting terecht.

Supabase Inc. voor de database, in Dublin, Ierland.
Vercel Inc. voor het hosten van de applicatie en voor de bestandsopslag van schoollogo's en lesmateriaal, in Dublin, Ierland.
Brevo (Sendinblue SAS) voor transactionele e-mail aan medewerkers, in Parijs, Frankrijk.
Functional Software Inc. (Sentry) voor foutmonitoring zonder persoonsgegevens, in de EU-regio.
Stripe Payments Europe Ltd. voor de betalingsverwerking, in Ierland. Hierbij zijn uitsluitend contactgegevens van de school betrokken en nooit gegevens uit de scan.

Cookies

Wij plaatsen alleen cookies die nodig zijn om de applicatie te laten werken: een sessiecookie die acht uur geldig is, een cookie tegen kruislings verzoekmisbruik en een cookie die na het inloggen de juiste pagina opent. Ze zijn httpOnly en secure. Er staat geen analysepakket op de site en er worden geen trackingcookies van derden geplaatst. Het IP-adres van een bezoeker wordt kortstondig gebruikt om misbruik van de inlog- en contactformulieren tegen te gaan. Dat adres wordt niet aan een account of aan een antwoord gekoppeld en niet in het logboek bewaard.

Hoe wij de gegevens beveiligen

Verkeer loopt over TLS, wachtwoorden worden als bcrypt-hash bewaard, en de database scheidt scholen van elkaar met beveiliging op rijniveau. Tweestapsverificatie is verplicht voor elk medewerkersaccount. Inlogpogingen zijn in snelheid begrensd, inloglinks en resettokens zijn eenmalig en verlopen, en beheerhandelingen worden gelogd. De volledige lijst maatregelen staat in de beveiligingsbijlage bij de verwerkersovereenkomst, die wij op verzoek aan een school geven.

Rechten van betrokkenen

Een verzoek richt zich tot de school. Bereikt zo'n verzoek ons rechtstreeks, dan sturen wij het onverwijld door en beantwoorden wij het niet zelf.

Inzage, correctie en verwijdering van medewerkersgegevens kan de school zelf in de beheeromgeving.
Voor een individuele leerling is inzage, correctie of verwijdering niet uitvoerbaar, omdat de gegevens niet tot een persoon herleidbaar zijn. Wij bevestigen dat op verzoek schriftelijk aan de school, zodat de school de betrokkene kan antwoorden.
Bezwaar tegen deelname kan altijd: een leerling die niet wil invullen, vult niet in. Er wordt niet vastgelegd wie wel of niet meedeed.
Overdraagbaarheid is niet van toepassing, omdat er geen verwerking op grondslag van toestemming of overeenkomst aan een individuele leerling hangt.

Datalekken

Ontdekken wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan melden wij dat binnen 24 uur aan de contactpersoon van de school. De school beoordeelt zelf of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan betrokkenen nodig is en doet die melding zelf. Kwetsbaarheden in onze systemen kun je melden volgens het beleid in /.well-known/security.txt.

Klacht of vraag

Kom je er met de school en met ons niet uit, dan kun je op grond van artikel 77 AVG een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze verklaring hoort bij versie 2.1 van de verwerkersovereenkomst van WIJschool, van 4 september 2026. Wij passen haar aan zodra de dienst, de subverwerkers of de wetgeving wijzigen, en verder jaarlijks. Zie ook de algemene voorwaarden.