Vacature: Allround Administratief & Coördinatie-Talent (spin-in-het-web bij WIJschool)

Standplaats: WIJschool (regio Amsterdam maar thuiswerk mogelijk), deeltijd / fulltime (in overleg)  Team: Je maakt deel uit van een klein hecht team van 6 collega’s.

Missie van jouw rol

Als onze “spin in het web” bij WIJschool zorg jij ervoor dat de interne administratie en de externe coördinatie soepel en efficiënt verlopen; zodat scholen waarmee wij samenwerken altijd op tijd en goed worden ondersteund. Jouw werk houdt het team op koers, draagt bij aan tevreden klanten/scholen, én helpt WIJschool als geheel professioneel en betrouwbaar te blijven opereren.

Wat ga je doen — jouw kerntaken en verantwoordelijkheden

• Je onderhoudt intensief contact met scholen: je fungeert als aanspreekpunt voor vragen, afstemming, planning en coördinatie.

• Je ondersteunt het team bij interne organisatie en planning. Je bent de verbindende schakel tussen verschillende taken en collega’s. Jij helpt de WIJcoaches op de achtergrond om hun zo goed mogelijk hun werk te kunnen laten doen

• Je signaleert aandachtspunten (bijv. betalingsachterstanden, administratieve knelpunten) en draagt zo nodig oplossingen aan.

• Je beheert en verzorgt de facturatie richting scholen, van factuuropmaak tot verzending en opvolging.

• Je houdt de administratie wekelijks up-to-date: crediteuren/debiteuren, betalingen, declaraties, archivering.

  
  

Succescriteria:

• Facturen worden correct en tijdig verstuurd

• Administratie is wekelijks bijgewerkt, geen achterstanden of openstaande dossiers.

• Communicatie met scholen verloopt soepel: vragen worden binnen redelijke termijn beantwoord en feedback wordt positief ontvangen.

• Interne coördinatie loopt efficiënt: collega’s weten wie waarvoor verantwoordelijk is, en er is overzicht in openstaande taken.

• Betalingsachterstanden worden tijdig gesignaleerd en opgevolgd; debiteurenbeheer is onder controle.

Wie zoeken we — profiel & competenties

• Ervaring met administratief werk, facturatie of boekhouding, bij voorkeur ervaring met Exact.

• Je beheerst de Nederlandse taal goed (zowel mondeling als schriftelijk).

• Affiniteit met contactpersonen / klantenrelaties: je durft te bellen, neemt initiatief, bent klantvriendelijk. Ervaring met contacten onderhouden met scholen is een pré!

• Basisvaardigheden met computers en administratie-/office-software of samenwerkingstools als Monday.
  

 Wij zoeken iemand die:

• Positief en oplossingsgericht is

• Proactief is: je ziet wat er gedaan moet worden en pakt het op.

• Ordelijk en precies werkt, je houdt overzicht, hebt oog voor detail én overzicht tegelijkertijd.

• Goed schakelt tussen verschillende taken en prioriteiten, je bent flexibel en stressbestendig. Dit is een nieuwe functie bij WIJschool, dus voor jou de mogelijkheid om zelf vorm te geven. 

• Communicatief sterk is, sociaal, en prettig in de omgang — je bent het visitekaartje van WIJschool richting scholen.

• Een echte teamspeler is: je ondersteunt collega’s, denkt mee, en draagt bij aan een positieve, collegiale werksfeer.
  

Wat bieden wij

• Een leuk, klein en betrokken team waar je écht zichtbaar bent en impact hebt.

• Variatie in je werk: administratie, communicatie, coördinatie, géén dag is hetzelfde.

• Een zinvolle, betekenisvolle baan: je draagt bij aan de ondersteuning van scholen en daarmee aan het onderwijs.

• Mogelijkheid om mee te groeien en mede vorm te geven aan werkprocessen binnen WIJschool.

• Flexibiliteit in werktijden / dienstverband bespreekbaar. Thuiswerken is mogelijk.
  

Over WIJschool

WIJschool helpt scholen een veilig en sterk pedagogisch klimaat op te bouwen. Dat doen we met een digitale scan die inzicht geeft in groepsdynamiek, praktische lesmaterialen voor sociale ontwikkeling en burgerschap, én coaching en begeleiding voor teams en mentoren. Zo zorgen we dat scholen problemen vroeg signaleren, leerlingen zich gezien voelen en docenten er niet alleen voor staan. Wij werken volgens onze kernwaarden: Experts, Durf! Vernieuwers, Betrokkenheid en Vertrouwen 

Call to Action

Ben jij de duizendpoot die wij zoeken, de spin in het web met hart voor administratie én contact? Stuur dan je motivatie en CV (eventueel met relevante ervaringen) naar emmy@wijschool.nl vóór 16 januari 2026. We kijken ernaar uit je te ontmoeten en wie weet samen te bouwen aan een nóg betere dienstverlening voor onze scholen.